Event organizer adalah jasa penyelenggaraan kegiatan dan merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah rencana meyelenggarakan sebuah event. Sebuah EO juga harus berani mengajukan sebuah ide baru yang kreatif dan berbeda. Jika itu bisa diterima oleh klien serta sukses, tentunya kemungkinan besar EO ini pun akan dipercaya untuk memegang even-even berikutnya dan bahkan even dari klien baru lainnya.
Tantangan EO diantaranya adalah bagaimana mampu merumuskan konsep acara dan break down kedalam kegiatan teknis yang sesuai untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh klien. Salah satu tahapan paling penting justru ketika hendak menentukan tema besar yang akan diangkat untuk sebuah event. Tema besar itulah yang nantinya akan dipecah menjadi agenda-agenda kecil yang saling terkait dan mendukung. Apabila tema besar yang diangkat cukup menarik.
Makin sukses sebuah event yang dibuat akan semakin dipercaya oleh klien untuk menangani berbagai event lainnya. Jika sudah punya beberapa portofolio event, EO bisa ikut pitching untuk beberapa proyek yang biasanya diselenggarakan oleh lembaga pemerintah atau berbagai perusahaan swasta.
Lalu syarat apa saja yang diperlukan untuk suksesnya sebuah event organizer hingga mencapai suatu tahap memiliki branding image ternama?
Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dimiliki sebuah event organizer
1. Tetapkan Pasar atau Market Bisnis yang Akan Dituju
Sebagai EO pemula atau yang akan memulai sebaiknya tentukan kemana EO akan dibawa, ke spesialis atau ke umum, tapi yang pemula lebih bagus ke spesialisasi dulu seperti konser musik, otomotif, expo atau pameran, wedding ceremony, atau seminar dan berbagai kegiatan perusahaan atau organisasi (launching, munas, rakernas dll). Dan seiring berkembangnya perusahaan, EO bisa mengembangkan ke pasar yang lebih luas.
2. Ide Kreatif dan Inovatif
Bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Jangan takut untuk mewujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. Sebisa mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.
3. Perlu Punya Database
Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau EO harus bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas.
EO juga perlu bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan harga yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu buah percetakan saja. Akan lebih aman jika EO mempunyai beberapa supplier percetakan sehingga bisa membandingkan harga dan membagi order jika dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.
4. Bentuk Teamwork Yang Solid
Elemen yang menentukan juga maju tidaknya EO, pilih beberapa orang yang punya kemampuan dibidang masing-masing, jangan terlalu banyak atau gemuk teamworknya, sedikit tapi punya kemampuan manajerial dalam memajukan EO, tapi akan bisa ditambah atau kita sesuaikan dengan situasi kondisi, misal ada sebuah event dan membutuhkan tenaga tambahan kita cari tenaga tambahan yg part time bersifat, dengan begitu kita mengefisiensikan anggaran.
5. Kemampuan Menjual
Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang EO. Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka melihat ada value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan tidak mungkin, seorang sponsor akan membooking berbagai event yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi. Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan. Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka.
6. Berpikir Detail
Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macam-macam. Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis acara dan semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam run down tersebut, akan bisa diketahui skenario acara dari detik ke detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan. Seorang EO perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa berfungsi secara optimal.
Dalam hal tata letak panggung atau back drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan dipercantik dengan teknologi variasi sinar lampu yang bisa memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot, sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan imbalan atau fee yang telah disepakati.
7. Pembagian Job Description yang Jelas
Hal ini juga sangat penting agar progres setiap event berjalan dengan baik dan hasil yang kita harapkan sesuai dengan konsep yang disepakati. Jadi menjelang ada event sudah kita bagi job description masing-masing dan harus melaporkan progresnya masing-masing pada setiap meeting. Hal ini untuk mengetahui tingkat kesiapan setiap event, karena sukses tidaknya suatu event sangat bergantung dengan kesiapan, koordinasi dan kerjasama antar teamwork.
8. Buat Schedule atau Jadwal Kegiatan untuk Satu Tahun Ke depan
Karena EO sudah menuju profesional jadwal kegiatan harus sudah ada untuk setahun ke depan karena inilah faktor utama mendapatkan hasil atau profit. Agar masyarakat tidak jemu kemas kegiatan dan buat berbeda tiap bulan.
9. Modal usaha Event Organizer yang cukup
Untuk bisnis EO, perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat-alat kantor.
10. Ikuti Wadah Organisasi
Karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi EO sangat membantu perkembangan perusahaan. EO dapat berbagi pengalaman dan saling bertukar pengalaman dan saling membantu baik itu informasi atau dalam bentuk lainnya.
Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. EO pada dasarnya berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal. (bn/ciputraentrepreneurship)
